オフィス移転のスケジュールと支払いのタイミング

オフィス移転と家の引っ越しを同じように考えてはNG！オフィス移転は、A「新オフィスの選定・契約」　B「新オフィスの内装構築」　C「旧オフィスの解約〜原状回復」と、大きくこの3つに分かれており、中には、同時に進めなければならない項目もあります。

また支払いのタイミングも企業にとっては事前に把握したいところ。まずは、オフィス移転を遂行するにあったって必要な項目を確認し、スケジュールに落としてみましょう。

▼オフィス移転全体フロー

▼オフィス移転スケジュール

オフィス移転は6ヶ月間を要する一大イベント！

上記のように、まずは現オフィスを引き払うまでのスケジュールが確定しないと、その後のスケジュールが立ちません。また、冒頭でも書きましたが、A「新オフィスの選定・契約」　B「新オフィスの内装構築」　C「旧オフィスの解約〜原状回復」この3つの進行を同時に把握しておく必要があります。

A「新オフィスの選定・契約」

物件選定は、1ヶ月〜長くて3ヶ月ほどかかる場合も。気に入ったオフィスと出会えたら「申込」→「書類審査・条件交渉」→「賃貸借契約」を行い、問題がなければ契約開始後に内装構築工事を進めます。

B「新オフィスの内装構築」

オフィス移転は、普段解決しづらい社内の課題を改善する手段でもあります。移転先が決まったら、「内装設計」→「工事発注」→「引越し計画」をすすめ、契約開始後に内装工事が始まります。

C「旧オフィスの解約〜原状回復」

現オフィスの「解約予告」「契約更新」のタイミングを事前に調べ、移転時期を具体的に落とし込みましょう。解約予告は、移転の3〜6ヶ月前が一般的です。

キャッシュアウト（支払い）のタイミングは3か所

上図の★のタイミングでキャッシュが必要になります。（プロジェクト状況により異なる場合があります）
予算を決めておくことも必要ですが、キャッシュアウトのタイミングにキャッシュが準備できていないと致命的。資金調達を行う場合は、キャッシュアウトのタイミングにキャッシュが準備できるのか、事前に確認しておく必要があります。

〈工事概算費用　計算方法〉

A）賃貸借契約

オフィス移転の場合、敷金は6ヶ月〜12ヶ月とビルによって大きく異なります。また、賃貸借契約のタイミングで、仲介手数料や保険料の支払いも発生します。東京の平均坪単価は一般的に1~4万円／坪が目安のため、例では2万としています。
新オフィス初期費用：〈坪数〉×〈坪単価〉×〈敷金◯ヶ月分〉
※60坪×2万円×12ヶ月分＝1,440万円（仲介手数料や保険料は別途）

B）工事・家具発注

新オフィスをどのような内装にするかで金額は様々ですが、一般的に最低限の設備で10万円／坪、少しこだわった内装で20万円／坪、ブランディングに寄与する内装で30万円／坪以上が目安と言われています。壁を立てる、会議室を作る……この工程だけでも軽く100万円は掛かってきます。
内装構築費用：〈坪数〉×〈内装費20万円／坪〉
※60坪×20万円＝1,200万円

C）原状回復工事費用

多くの場合、オフィスを借りる前の状況に戻す作業「現状回復作業」が発生します。その場合、慣れ親しんだ会議室や壁などを解体しなければなりません。一般的に原状回復費用は3〜6万円／坪と言われています。下記の工事費4万は目安です。
原状回復費用：〈坪数〉×〈工事費4万／坪〉
※30坪×4万円＝120万円

最後に

オフィス移転のスケジュールは、規模が小さくても3〜4ヶ月かかると言われています。良い物件になかなか出会えない……新オフィスのコンセプトがなかなか決まらない……こういった理由でも、簡単にスケジュールは後ろ倒れに。物件を提案してくれる業者の選定もそうですが、その業者に伝える要素の整理が事前にされているとスムーズにプロジェクトを進めることにも繋がりますね。