オフィス移転を計画する前に確認すべき４つの基本

「移転担当、よろしくね！」ある日突然、こんなふうに会社の移転担当に任命されたらどうしましょう？「家の引っ越しと何が違うの？」「引っ越し業者ってどうやって探すの？」「移転って、何したらいいの？」......こんな疑問が湧くのは当然。

実はオフィス移転は会社にとっての一大イベント。想像以上の時間と労力が強いられるため、移転担当者は通常業務どころではないはず。もちろんサポートしてくれる業者を探すのも大切ですが、その前に、移転担当者になった時点で整理しておくと後々役に立つ4つの項目を紹介します。これらを整理した上で業者に相談すれば、オフィス移転をスムーズに進めることができますよ。

1.移転の目的は、事業の拡大？縮小？

オフィス移転には大きく分て、事業の「拡大」と「縮小」のどちらかの要素が考えられます。「縮小」の場合、最低限の金額で移転を済ませることが重要になりますが、「拡大」となると、今後の人員計画や資金調達、上場のタイミングを把握しておくことが大切。例えば、現在20名の企業が移転先で2倍の40名、5倍の100名になるかで、選ぶビルの広さは変わってきますよね。それに伴って移転時に発生する費用も変わってきます。
どの時期にどの職種をどのくらい増やし、事業を拡大していくのか.....事前にすり合わせておくことが大切です。

※コロナ以降、縮小移転を選択する企業も増えています。縮小移転のメリット・懸念事項については「縮小移転でコストカットはどの位できる？メリットと考えるべきポイント」の記事をご覧ください。

2.「解約予告」「契約更新」のタイミングはいつ？

3ヶ月後に移転します！......と言っても、現オフィスに解約予告が6ヶ月前であれば、それも叶わずこと。どうしても3ヶ月後に移転しなければならないのであれば、家賃を二重負担する方法もありますが.....できれば避けたいですよね。そのためにも、いつまでに解約予告をすべきか、契約書を見直しましょう。
また、ビルの更新がいつ頃なのかも併せて確認しておきましょう。これらのタイミングによって、移転のスケジュールは大きく変わってきます。

3.移転にかける予算を確認しておく

移転費用は大きく分けて

• 新オフィスの契約金（敷金や礼金、その他）

• 新オフィスの内装工事費

• 現オフィスの原状回復費用

この3つに分類されます。
敷金はビルによっては賃料の12ヶ月分など、多額の費用がかかる場合があるます。内装工事費も掛かるので、両者にかける費用のバランスも大事になってきます。また、移転にかける予算は、立地や広さ、ビルのグレードを決める重要な指標になってくるので、事前に把握しておくようにしましょう。

【参考費用の概算方法】
人数から坪数を算出
〈オフィスで稼働する最大人数〉×〈2坪〉　※30人×2坪＝60坪

現オフォスの原状回復費用
〈坪数〉×〈工事費4万／坪〉 ※30坪×4万＝120万円

新オフィス契約時の初期費用
〈坪数〉×〈坪単価〉×〈敷金◯ヶ月分〉　※60坪×2万×12ヶ月＝1,440万円（仲介手数料や保険料は別途）

内装構築費用
〈坪数〉×〈内装構築費20万／坪〉　※60坪×20万＝1,200万円

※一人当たりの坪数を、窮屈でない快適な広さがとれる2坪としています
※東京の平均坪単価は一般的に1~4万円／坪です。例では2万とします
※原状回復費用の4万円は目安です
※内装費用は、最低限の設備で10万／坪、少しこだわった内装で20万／坪、ブランディングに寄与する内装で30万／坪以上が目安です。例では20万／坪とします。

4.現オフィスの課題をまとめる

働く環境は、皆さんが思っている以上に「効率」や「社員のモチベーション」に影響してきます。当然、会社全体のパフォーマンスにも大きく影響してきます。
リフレッシュルームが欲しい、部署間のコミュニケーション不足を解消したい、空気がこもって環境が悪い......という社内のニーズを、あらかじめ抽出しておくと良いでしょう。オフィス移転は、このような日々解決しづらい社内の課題を解決するひとつの手段となり得るのです。

最後に

オフィス移転にかかる費用を見ても、企業にとってどれだけ重要な取り組みなのかお分かりいただけたかと思います。業者を決めてまる投げ.....でももちろん良いのですが、オフィス移転は企業の成長の第一歩でもあります。
担当になった際はぜひ、移転の目的から企業の未来について考えてみてください。