個人の引っ越しとは大違い!初めてのオフィス移転あるある       

初めてのオフィス移転で知らなかったこと
初めてのオフィス移転で知らなかったこと

新たなメンバーも採用して、事業拡大していくぞ!というタイミングで訪れる問題、それが「オフィス移転」です。創業時はマンションをオフィスとして利用することも多く、スムーズに入居できるため、個人の引っ越しの延長線であると考えられる方が多いようです。かくいう私もヒトカラメディアに入社するまでは、不動産業界で働いた経験がなかったため似たような感覚を持っていましたが、実際のところは全然違いました!

そこで社内の仲介営業メンバーにもヒアリングを行い、初めてのオフィス移転でありがちな思い込みをまとめてみました。これから移転を検討されている方は、ぜひ参考にしていただければと思います!

 

目次

 

■気に入る物件、すぐに見つかるでしょ?

個人の引っ越しであれば、物件情報のポータルサイトを使ったりして気に入る物件がすぐに見つかるかもしれません。ところがオフィスの場合、希望するエリアと予算では気に入る物件はなかなか見つかりません。その理由は賃料です。2012年を境にオフィスの空室率は下がる一方で、賃料はなんと41ヶ月連続(2017年5月末時点)で上昇し続けています。特に、昔からベンチャー・スタートアップ企業に人気の渋谷エリアの賃料はここ2〜3年でうなぎのぼりになり、結果として賃料の安い五反田エリアへ移転する企業が多くなっているという状況も起きています。しかも最近は五反田エリアも賃料が上がってきています。希望のエリア・予算だけでなく「オフィス移転で何を実現したいのか」という問いへの答えを持つことが良い物件との出会いへの第一歩です。

 

■1ヶ月あれば移転できるでしょ?

運良く気に入った物件が見つかったからと言っても、すぐに引っ越しできるわけではありません。申し込みから審査を経て契約まで早くとも半月から1ヶ月、契約後も内装工事や什器の手配などをすると1ヶ月では納まらないことはざらにあります。20坪前後のオフィスへの移転だとしても探し始めから引っ越しまで、最低3ヶ月は見積もっておく方が安全でしょう。さらに大きな区画になると、内装だけで3ヶ月以上はかかりますので移転の開始から完了まで少なくとも半年はかかると見ておいたほうが確実です。詳細は「オフィス移転のスケジュールと支払いのタイミング」の記事をご覧ください。

 

■敷金って多くても2ヶ月ぐらいでしょ?

結論からずばり言いますと「オフィス移転の敷金は高い」です!小規模なオフィスでも最低3ヶ月分、30名以上が入れるような中規模以上のオフィスになると6ヶ月〜12ヶ月分が敷金の相場となります。オフィス移転にはお金がかかるのです。交渉次第では多少の調整が利くこともあるので、仲介パートナーに相談すると良いでしょう。

 

■申し込みのための必要書類の準備、急ぐ必要ある?

申し込みはスピードが命です!オフィス移転における「申し込み」とは契約交渉するという意思表示をすること。交渉のテーブルに着ける順番は、申し込みに必要な書類を早く出した順番となります。そのために弊社スタッフがお客様にお願いしていることが、必要書類をできるだけ迅速にご用意いただくことなのです。

 

■審査もすんなり通るでしょ?

急いで必要書類を提出したのだから、もうあとは契約するだけと思われるかもしれませんが、この「入居審査」で落ちることもあります。審査では「業種」「支払能力の有無」「事業の将来性」などの項目から、オーナーが信頼できる借主かどうか判断します。物件を貸しても問題ないかしっかり判断したいという気持ちがあるため、数週間審査結果を待つこともあります。小規模な企業の与信調査はわりとシビアなことが多いので、スピード感を持って申し込みをするなど見える形で気持ちを表すこと話が前に進むこともあります。

 

■無事契約!あとは引っ越すだけでしょ?

ようやく契約までこぎ着けたけれど、まだまだタスクがあることを知って愕然とするケースは非常に多いです。移転先のオフィスに関しては「内装プランニング」・「内装工事」・「回線手配」、現オフィスに関しては「原状回復作業」という大きなタスクが残りがちです。このあたりに時間をかけたくない場合は居抜きオフィスを契約するという選択肢がありますが、全体的な居抜き物件の数は決して多くないため、当初からしっかりとスケジュールに余裕を持って動くことが移転成功の秘訣です。

 

■まとめ

オフィス移転は3ヶ月から1年がかりの一大プロジェクトです。しっかりとロードマップを敷いて取りかかるようにしましょう。ヒトカラメディアでは、物件のご提案だけでなく、オフィス移転の要件定義やロードマップの精査から一緒にお手伝いしています。ぜひご相談ください!

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奥川隼彦
奥川隼彦
横浜市出身。東京理科大学工学部卒業後、法人営業 > Webディレクター > Webデザイナー > Webマーケティング担当と顧客視点のクリエイティブ施策に従事してきました。ワーキングホリデーでオーストラリアの人々の働き方を体験し、「LIFE SHIFT」を読んでこれからの人生を充実させる多様性のあるワークスタイルを作っていきたいという想いから、ヒトカラメディアに参画。不動産業界の面白さに目覚め、現在宅地建物取引士の資格取得に向けて勉強中。