オフィス移転には欠かせないPM(プロジェクトマネジメント)とは?

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超重要!オフィス移転担当者が知っておくべき仲介業者の選び方で、オフィス移転には大きく分けると、
「物件選び」
「内装構築」
この2つの行程があると紹介しました。この「物件を探すこと」と「オフィス内装を作ること」が別の領域であるように、関わる業者も変わってきます。ここでは、オフィス移転に関わる業者の認識と、それを統括してくれるプロジェクトマネジメント(以下PM)の存在について紹介します。

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上図のように「内装構築」を更に細分化すると2〜5の「設計」「内装工事」「引越し」「原状回復」に分けられます。この図から、オフィス移転には最低5つの業者が関わってくることが分かりますね。

オフィス移転の進め方は2通り!「移転担当者が行う」「業者に依頼する」それぞれのメリット・デメリット

ここでお伝えしたいことは、オフィス移転の指揮を誰が行うのか、ということです。

【移転担当者が行う】

社内のオフィス移転担当者が時間をかけて全ての業者とやり取りを行う
メリット)移転費用が最低限に収まる
デメリット)通常業務に加え、移転業務の作業負担・労働時間が移転担当者にかかる

【業者に依頼する】

2〜5の業務をサポートするPMを行っている業者に依頼する
メリット)社内の負担が軽減され、プロ目線のオフィス作りができる
デメリット)PM業者へ支払う費用が発生する

基本的には内装、設計会社がPMの業務を行っているケースが多いです。移転担当者が行うか、業者へ依頼するか……オフィスの規模によっても負担も変わってくるので、よく考えて選択しましょう。
PM業者に依頼しなければ移転ができないわけではなく、むしろ小規模なオフィスの移転であれば使う必要はないでしょう。ただし、だいたい40名〜50名のオフィスで100坪の移転となると、PMを行っている業者に依頼することをおすすめします。

実は5タイプある!?PMの仕事領域とは?

PMとはプロジェクトマネジメントの略であり、その名の通り「移転プロジェクト」を「マネジメント」することが仕事です。具体的には、
・移転を通して企業が実現したい「想い」を 明確にする
・それを実現するための、実務サポート体制
・移転業務の負荷軽減(時間・費用)

を提供してくれます。
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上記も記載しましたが、一般的には内装、設計会社がをPM業務を行っている場合が多いです。ただし、仲介業社がPMを行っており、上図の1〜5を一括でサポートしてくれるケースもあります。PMにも以下4つのタイプがあることを覚えておきましょう。

1【家具メーカー主導型】

オフィス家具メーカーが主導となりオフィス移転をサポートするタイプ。オフィス構築分野に長けており、家具だけでなくオフィス環境に関するノウハウを持っている。

2【設計事務所主導型】

主に設計・施工業者が主導となりオフィス移転をサポートするタイプ。設計・施工分野のノウハウがある。

3【オフィスゼネコン主導型】

大手のゼネコンが主導となりオフィス移転をサポートするタイプ。大手のビルだとゼネコン主導型の業者へ発注する事が予め決められているケースが多い。

4【仲介主導型】

仲介業者が主導となりオフィス移転をサポートするタイプ。上手の1〜5をサポートしてくれる。

業者によって得意・不得意な面があるので、自分たちにあった業者を選択しましょう。

最後に

オフィス移転担当者の役割は、各業者とのやり取り、見積もりの精査、デザイン・レイアウトの打ち合わせ、社員からの意見抽出……移転先のオフィスが決まってからもやることは膨大です。さらに、普段関わりのない工事の見積もりを精査しようとしても、これが正当な金額なのか判断がつきませんよね。負荷を軽減させるだけでなく、オフィスの完成度にも関わる大事なところ。企業の未来を考えたオフィスを戦略的に作り上げるタイミングが来たら、PMの実績のある業者へ依頼することをおすすめします。

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