イベント運営初心者が心がけておきたい5つのこと

eventアイキャッチ

ヒトカラメディア イベント担当の加藤です。私は今までマンションセミナーやモデルルームの内覧会などの不動産系イベント、スポーツ系の小規模から大規模イベントまで数多く手がけてきました。そして、ヒトカラメディアでは「 towner x towner 」というい日本各地の魅力ある「まち」をご紹介するイベントを担当しています。

そこで今回は、初めてイベント運営をやることになってしまった方向けに「心がけていただきたいこと」をご紹介します。ノウハウではなく、心がまえです。イベントを企画する前にぜひ読んでみてください。

6/2に開催した「 towner x towner 軽井沢トークvol.1 」。ヒトカラメディア初のイベントになりました。

6/2に開催した「 towner x towner 軽井沢トークvol.1 」。ヒトカラメディア初のイベントになりました。

 

上下左右関係なしに自分が前にいけ

イベント運営者だからと言っても、必ずしもその組織の中の決裁者というわけではありません。もしかしたら、新入社員の可能性もあります。企画を進めていく中で、横槍が入ったり、後ろから引っ張られたり、前に立ちはだかられたり、放置されたり……そういうシチュエーションに出くわすことは多々あるでしょう。そこで、心がけたいのが「上司だろうが同僚だろうが関係なしに、ガシガシいけ!」。怒られたらイヤだなとか、嫌われたらイヤだなとか、この後の人間関係悪くなったらイヤだなとか、心配しなくても大丈夫です。イベント終了後には感謝されているはずです。遠慮なくグイグイ進めていきましょう。ただし費用関係とか、ゲストを呼ぶ場合の調整などは、ちゃんと決裁者の確認はとりましょうね。

 

準備でだいたいの成否が決まる

イベントを「成功」させるためには、「準備」が何よりも大事です。一見華やかに見える「イベント」ですが、実は裏方の作業だったり、地味な作業や準備が山ほどあります。初めてイベント運営するにあたって、ここは一番ツライことかもしれません。スポーツをしていた方には理解していただきやすいとは思いますが、スポーツも魅せるところは「試合・レース」ですよね。とても華やかです。でも、その「試合・レース」で魅せるためには、その何十倍、何百倍の練習をしなければなりませんよね。これとほとんど同じです。万全の準備なくしてはイベントの成功はありえません。イベント開催後の美味いお酒を飲める瞬間を楽しみに着実に一歩ずつ進めていきましょう。

 

「大成功」することはほとんどない

ネガティブに聞こえるかもしれませんが、イベント開催において「大成功」することはほとんどありません。100点満点は目指すべきところですが、一方で、イベント企画の最初に決めた最低限の合格ラインは必ず越えなければならないことも忘れてはいけません。ちょっとしたミスや失敗はつきものです。そこで万策尽きた!という感じになってしまうと、クリティカルなミスを誘発してしまう可能性が高まります。ここで一番大切なのは、何が起こっても慌てない心がまえでいることです。ちょっとしたミスや失敗は必ずリカバリーできます。最低限の合格ラインをまずは越えるように準備を徹底しましょう。

 

当日のトラブルは確実に起こる

どんなに準備をしても当日のトラブルは確実に起こると思ったほうがいいでしょう。ただし、指をくわえてトラブルを待っているのも担当者としては褒められることではありません。そこで、少しだけトラブル防止の可能性を上げる方法をご紹介します。

1.準備マニュアルをつくろう

イベントの開催の流れとしては、①イベント企画②イベント告知③マニュアル作成④イベント準備&関係者アサイン⑤イベント開催⑥反省会、が一般的ですが、集客に関しては①イベント企画が一番大切で、実際の当日の実行については③マニュアル作成が大切です。慣れないと難しいものはありますが、当日の流れを鑑みてマニュアルの作りこみはしっかりやりましょう。

2.イベント会場の下見にはできるだけたくさん行こう

スタッフの配置や進行を考えるにあたって、会場の雰囲気や動線は非常に大切です。ご自身のオフィスなどよく知っている場所は別ですが、初めての会場の場合は必ず下見に行きましょう。ランチやディナーをやっているレストランであれば、実際に食事をするのもオススメです。実際に目で見て、当日の流れや懸念点を想像してみてください。

3.シミュレーションを何度もしよう

準備マニュアルが出来て、会場の下見をし、当日の準備も終盤にさしかかったら、何度も当日のシミュレーションをしましょう。当日の進行を考えながらシミュレーションすると意外に抜け漏れや懸念点がでてきます。本当にたくさん出てきます。それを可能な限り一つず潰していきましょう。それの繰り返しです。

それでも、当日はトラブルは起こります。臨機応変な対応が求められるシーンも出てくるでしょう。そこは担当者の腕の見せどころです。発生する可能性のあるトラブルを想像できるようになると一人前と呼べるかもしれません。

 

最終的にはスタッフそれぞれの意思

これは、イベント運営者の周りの方に対してのお話になりますが、イベント運営は一人では絶対に成り立ちません。多くの関係者の協力があってはじめて、成り立つものです。要はチーム戦なんですね。イベント開催まではイベント運営者が旗を振ってガシガシ進めていきますし、当然当日の運営マニュアルも存在しますが、最終的にイベントが始まってしまえば、スタッフそれぞれが自分の意志で行動しなければなりません。これは社内やユニットの日頃のコミュニケーション力が試されるものかもしれませんね。全スタッフが、そのイベントを良い時間にしたい、参加者に楽しんでもらいたい、というマインドを持ち続けられるにはどうしたらいいのか?これもイベント運営者が考えなければならないことでしょう。

 

イベント開催にあたっては、スキル的な部分もとても重要ですが、何よりも心がまえ、スタンスが大切になります。常に余裕を持ちつつ、全てが経験だと割りきって頑張ってください!

 

5月に開催したヒトカラメディアの2周年記念パーティー。100名を越える方にご参加いただきました。

5月に開催したヒトカラメディアの2周年記念パーティー。100名を越える方にご参加いただきました。